很多人以為民主就是多數決，100個人裡面有51個人選擇A方案，而另外49人選擇B方案，以多數決來看，51人就是多數決。
這種民主是個非常粗製的，如果在過去單一經濟或社會下的決策只會影響部分，但隨著時代演進，整個社會的協作、經濟、政治格局等，牽連著非常龐大的社會網絡，已經不是是或不是就能講清楚的。
而在會議的過程中也是一樣，最擔心的就是多數人的暴政，一個好的會議就是要遏制住這種暴力的力量。
所以我們才要訂一套規則，確保少數人的利益、意見的尊重與關心。這也就是民主會議中在保證少數人的利益前提下，使用多數決的原則。
會議的基本本質在於讓人共同參與，並在討論過程中能夠讓少數意見群有效的發言。然而，在過程中需達成集體共同的認可，這就是會議過程中最為困難的部分，除了要考量大多數人的贊同，還需要關注到少數集體的聲音。讓會議能公正、公平並引導出與會者的發言權。
另外會議從根本上來講，是參與會議的多數方決定一個會議的總體意願。但是這樣的決定，必須經過一個自由、充分的辯論協商過程才可以做出。要想取消或限制個人或者少數方進行辯論的權利，必須得到出席且投票者的2/3或者更多票數的同意。
由此可推出，每一個人或一群人，都能有最大努力把自己的立場變成總體意願的權利，但這要在整體利益所能容忍的程度之內。也就是說，雖然這種權力是當然的，但並不等於說在任何時候堅持這種權利都是明智或有益的。
還有一條重要的原則，改變會議組織已做出的決定，要比通過一個新的決定難度更大。這是為了避免會議組織決策的不穩定。否則，類似出席人數微小變化的因素都有可能造成決策的重大變化。
從根本上來講，基於通用議事規則的會議組織是自由的，最大程度地保護組織自身，最大程度地考慮組織成員的權利，並在此基礎上，獨立地做出組織的決定。
要處理各種規模的會議，要面對從和諧一致到針鋒相對的各種局面，要考慮到每一個成員的意見，要用最少的時間，要就大量複雜的程度各類的問題達成最大程度的一致，總之，要在如此之多的要求下最大程度地體現一個組織的總體意願，這就是通用議事規則到今天最完善的方法。
協商會議(deliberative assembly)泛指採用「通用議事規則」來運作會議組織。它具有六種特徵：
●它是一個由人組持的集體；通過自由充分的討論，以整個會議組織的名義，自主地決定一致的行動。
●它的會議要在「共同的場所」進行，或在等同於「共同的場所」的條件下進行，及所有人都有參與相互的口頭交流。
●它的成員，只有資格加入的人，在會議組織中通常可以根據自己的判斷採取自由行動。
●在任何一項決定中，每位在場成員的觀點都擁有相同的權重，並且通過投票/表決的方式表達；如果其投票屬於多數方，則該成員為此決定(通過或否決)承擔直接的個人責任。
●即使成員表達的意見與會議組織的決定不同，也並不意味著該成員希望退出會議組織，會議組織也無權以此為理由要求該成員退出。
●如果有成員缺席，無論是立法機構還是一般的組織，缺席都是很難避免的，出席的成員可以代表全體成員做決定。但必須滿足會議組織指定的相關條件(例如，必須滿足法定人數)
即使一個組織沒有制定任何成文規則，通常也認為它仍然受「通用議事規則」的約束。不過大多數會議組織都有成文規則，而且分為若干級別，有的由組織自身制定，有的由組織的上級機構制定。這些規則，有些闡述了組織的宗旨和使命，有些是對「通用議事規則」的詮釋或補充，有些規則訂了議事規則之外的其他事情。
在協商會議中，形成決定的基本原則是：一個動議必須得到「過半數表決」才能成為會議組織的決定或行動，也就是說在一次例行會議或合規召開的臨時會議上，一半以上出席並且投票的成員明確表示贊同，並對此行為負責。
還有一些情況，形成決議需要更高的表決額度例如：法定規定的、會議組織根據自己的情況特別規定、過半數表決時所導致少數方、缺席者或成員中某一群體的權益受到侵害，因此通用議事規則規定更高的決策額度。
對於上述的情況，通常採用三分之二表決，也就是說至少有三分之二出席且投票的成員明確表示贊同。
在一些情況下，不管使用的是哪一種表決額度，都還要求事先告知。就是說對於本會場會議將進行討論的議題，應該在上一場會議上或者本場會議的召集函中進行言簡意賅的描述。
無論何時，只要規則中提到表決額度，就是指全體成員的過半數。想生效，比須有一個前提，就是出席會議的人數必須達到一定的要求，這個所謂的最少人數就是法定人數，在法定人數不足時，只能組織章程所允許的個別程序性動作做出有效力的決定。
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